Jahresabschluss offenlegen: 9 Monate Frist, Zwangsstrafen und die XML-Pflicht seit 1.1.2026

Wen die Pflicht trifft

Die Offenlegung des Jahresabschlusses beim Firmenbuchgericht regelt § 277 UGB. Betroffen sind:

• Kapitalgesellschaften — GmbH, AG und FlexKapG — ausnahmslos.
• Die GmbH & Co KG. Sie ist zwar eine Personengesellschaft, gilt aber als „verdeckte Kapitalgesellschaft“: Weil kein unbeschränkt haftender Gesellschafter eine natürliche Person ist, gelten Rechnungslegung und Offenlegung wie bei einer Kapitalgesellschaft (§ 189 Abs. 1 Z 1, § 221 Abs. 5 UGB).
• Genossenschaften nicht ausnahmslos, sondern beim Überschreiten von Größenmerkmalen des § 221 UGB beziehungsweise bei Aufsichtsratspflicht (§ 22 Abs. 6 GenG).

Nicht betroffen sind Einzelunternehmen sowie OG und KG, bei denen eine natürliche Person unbeschränkt haftet — für den typischen Ein-Mann-Installateur oder die klassische Familien-KG ist das Thema also erledigt, bevor es beginnt. Wer als Einzelunternehmer über die Umsatzschwellen des § 189 UGB in die Rechnungslegungspflicht rutscht, wird deswegen noch nicht offenlegungspflichtig.

Die Frist: neun Monate nach dem Bilanzstichtag

Diese neun Monate klingen großzügig, sind es aber nicht. In ihnen muss der Abschluss erstellt, geprüft, von der Generalversammlung festgestellt und danach übermittelt werden. Wer im Juli die Unterlagen aus dem Vorjahr zusammensucht, hat rechnerisch noch Zeit, praktisch aber keine mehr — spätestens weil der Steuerberater im Spätsommer die Abschlüsse aller seiner GmbH-Klienten gleichzeitig auf dem Tisch hat.

Ein abweichendes Geschäftsjahr verschiebt den Termin entsprechend mit: Bei Stichtag 30. Juni endet die Frist mit Ablauf des 30. März des Folgejahres. Der häufigste Denkfehler ist die Kopplung an die Steuererklärung — die hat ihre eigenen Fristen und rettet dich hier nicht. Rechne den Termin lieber einmal mit dem Rechner unten aus, als ihn im Kopf zu schätzen.

Rechner: dein Termin und die Meilensteine davor

Kostenlos, ohne Anmeldung, rechnet direkt in deinem Browser — es werden keine Daten übertragen.

Zwangsstrafen: wie teuer Nichtstun wird

Der unangenehme Teil, und der Grund, warum dieser Termin anders behandelt gehört als andere: Die Zwangsstrafen nach § 283 UGB kommen automatisch. Es gibt keine Mahnung, keine Aufforderung, keinen Anruf.

Rechne das einmal für eine kleine GmbH mit zwei Geschäftsführern durch: 700 Euro je Geschäftsführer plus 700 Euro gegen die Gesellschaft sind 2.100 Euro in der ersten Runde — und zwei Monate später wieder. Es gibt kaum eine Verwaltungspflicht, bei der Aufschieben so schnell so teuer wird. Wer eine Zwangsstrafverfügung im Haus hat, holt daher zuerst die Offenlegung nach und prüft erst danach das Rechtsmittel; die Frist dafür ist kurz, weshalb das Schreiben am selben Tag zum Berater gehört.

Seit 1.1.2026: strukturierter XML-Datensatz

Praktisch betrifft dich das vor allem in einem Fall: wenn du bisher selbst über FinanzOnline eingereicht hast. Dann brauchst du ab sofort einen anderen Weg — entweder den Steuerberater beziehungsweise eine Übermittlungsstelle, oder das Online-Formular der Justiz. Wenn dein Steuerberater ohnehin über den ERV einreicht, ändert sich für dich nichts außer der Bezeichnung im Kostenvoranschlag. Frag trotzdem einmal aktiv nach, wer die Übermittlung im laufenden Jahr macht — die typische Panne ist nicht der falsche Weg, sondern die Annahme, „der andere“ kümmere sich darum.

Was offengelegt wird

Der Umfang hängt an der Größenklasse nach § 221 UGB — Kleinstkapitalgesellschaft, kleine, mittelgroße oder große Gesellschaft, bestimmt nach Bilanzsumme, Umsatzerlösen und Arbeitnehmerzahl. Je kleiner die Gesellschaft, desto weniger wird öffentlich: Kleine Gesellschaften legen im Wesentlichen die Bilanz und den Anhang offen, die Gewinn- und Verlustrechnung bleibt außen vor; größere Gesellschaften müssen deutlich mehr veröffentlichen, samt Lagebericht und gegebenenfalls Bestätigungsvermerk.

Die Schwellenwerte des § 221 UGB wurden zuletzt angehoben. Weil sich dadurch die Einstufung eines Betriebs ändern kann, lohnt der Blick auf die aktuell geltenden Werte im Gesetzestext oder die kurze Rückfrage beim Steuerberater — die Größenklasse entscheidet nicht nur über den Umfang der Offenlegung, sondern auch über die Höhe möglicher Zwangsstrafen.

Rückwärts geplant: der Zeitplan, der hält

Ein Ablauf, mit dem der Termin nicht knapp wird — gerechnet ab dem Bilanzstichtag:

1. Bis Monat 3: Belege, Kontoauszüge, Kassabuch, Inventur und Anlagenliste vollständig beim Steuerberater. Offene Posten und Rückstellungen abgestimmt.
2. Bis Monat 5: Entwurf des Jahresabschlusses liegt vor. Jetzt ist noch Zeit für Rückfragen zu Bewertungen und Abgrenzungen — im September ist sie es nicht mehr.
3. Bis Monat 8: Feststellung des Jahresabschlusses durch die Gesellschafter, Protokoll abgelegt. Bei prüfungspflichtigen Gesellschaften den Prüfungsablauf entsprechend früher einplanen.
4. Bis Monat 9: Übermittlung an das Firmenbuch, Eingangsbestätigung abgelegt.

Der entscheidende Punkt ist nicht der Plan, sondern die Erinnerung. In Buchl hängt der Offenlegungstermin an deiner Rechtsform und deinem Bilanzstichtag und erscheint mit Vorlauf im Fristenkalender — samt Datenexport für den Steuerberater. Übermittelt wird nichts automatisch: Die Einreichung beim Firmenbuch macht dein Steuerberater beziehungsweise die Übermittlungsstelle, Buchl erinnert nur an den Termin.