Zahlungsverzug in Österreich: Verzugszinsen, Mahnspesen und die wirksame Mahnung

Wann ist der Kunde in Verzug?

Verzug beginnt nicht dann, wenn du dich ärgerst, sondern wenn die Forderung fällig ist und nicht gezahlt wurde. Ohne besondere Vereinbarung ist eine Geldschuld grundsätzlich sofort nach Erbringung der Leistung fällig (§ 907a ABGB). In der Praxis vereinbart man ein Zahlungsziel — auf dem Angebot, in den eigenen Bedingungen oder schlicht auf der Rechnung („zahlbar binnen 14 Tagen ohne Abzug").

Für den Zinsenlauf ist wichtig, ob der Zahlungstermin kalendermäßig bestimmt ist. Ist er das, tritt der Verzug mit Ablauf des Termins automatisch ein — du musst nicht erst mahnen (§ 1334 ABGB). Ist kein Termin bestimmt, löst erst deine Einmahnung den Verzug aus. Deshalb gehört auf jede Rechnung ein konkretes Datum und nicht nur „prompt".

Zwischen Unternehmern sind lange Zahlungsziele nicht beliebig zulässig: Vertragliche Zahlungsfristen von mehr als 60 Tagen sind nur unter engen Voraussetzungen wirksam (§ 459 UGB). Wer dir also im Nachhinein „bei uns wird nach 90 Tagen gezahlt" ausrichtet, steht damit nicht automatisch auf sicherem Boden.

Verzugszinsen: welcher Satz für wen gilt

Österreich kennt hier zwei Welten, und der Unterschied ist deutlich:

Der Basiszinssatz ist kein fixer Wert: Er wird halbjährlich angepasst, maßgeblich ist jener Satz, der am ersten Kalendertag des Halbjahres gilt — also am 1. Jänner beziehungsweise am 1. Juli. Für das zweite Halbjahr 2026 liegt er bei 1,53 %, der Unternehmer-Verzugszinssatz damit bei 10,73 % pro Jahr. Bevor du eine Mahnung mit Zinsen hinausschickst, wirf einen Blick auf den aktuellen Wert — der Rechner weiter unten lässt sich frei überschreiben. Quelle: § 456 UGB (RIS); Basiszinssatz-Übersichten der WKO. Stand: August 2026.

Gerechnet wird taggenau auf den offenen Betrag: Betrag × Zinssatz ÷ 100 × Verzugstage ÷ 365. Bei 5.000 € offener Forderung und 45 Tagen Verzug sind das zu 10,73 % rund 66 € — kein Vermögen, aber es ist deine Berechtigung, überhaupt eine Zahl in die Mahnung zu schreiben. Und genau diese Zahl macht aus einer Bitte eine Forderung.

Mahnpauschale und Betreibungskosten

Bei Geschäften zwischen Unternehmern steht dir zusätzlich zu den Zinsen ein Pauschalbetrag von 40 Euro für Betreibungskosten zu (§ 458 UGB). Du musst dafür nichts nachweisen und keinen Aufwand belegen — die Pauschale entsteht mit dem Verzug. Darüber hinausgehende Kosten, etwa ein beauftragtes Inkassobüro oder eine Anwältin, kannst du zusätzlich fordern, soweit sie notwendig und im Verhältnis zur Forderung angemessen sind.

Bei Privatkunden gibt es diese Pauschale nicht. Hier gilt § 1333 Abs. 2 ABGB: Ersatzfähig sind die tatsächlich angefallenen, notwendigen und angemessenen Betreibungskosten. Für ein selbst geschriebenes Mahnschreiben lässt sich damit realistisch wenig verlangen — was in vielen Formularvorlagen als „Mahnspesen 15 €" steht, ist gegenüber Verbrauchern angreifbar.

Rechner: Zinsen und Gesamtforderung

Den Verzugszinsen-Rechner haben wir auf eine eigene Seite gestellt — dort steht er ohne Drumherum, mit den wichtigsten Antworten daneben.

Die drei Mahnstufen in der Praxis

Ein Ablauf, der sich in kleinen Betrieben bewährt hat — schnell genug, dass es wirkt, freundlich genug, dass der Kunde bleibt:

1. Zahlungserinnerung, etwa 3 Tage nach Fälligkeit. Freundlich, ohne Zinsen, ohne Spesen, mit dem Hinweis, dass sich die Sache überschnitten haben könnte. Die meisten Rechnungen sind nicht bestritten, sondern liegen geblieben.
2. 1. Mahnung, etwa 10 Tage nach Fälligkeit. Jetzt sachlich: offener Betrag, Rechnungsnummer, ursprüngliche Fälligkeit, berechnete Verzugszinsen, bei Firmenkunden die 40-Euro-Pauschale, neue Frist mit konkretem Datum.
3. 2. Mahnung, etwa 21 Tage nach Fälligkeit. Letzte Nachfrist, üblicherweise 7 bis 14 Tage, und die klare Ankündigung, was danach passiert — gerichtliches Mahnverfahren oder Übergabe an eine Rechtsvertretung. Kündige nur an, was du auch tust.

Wichtiger als die exakten Tage ist, dass der Ablauf immer gleich läuft. Betriebe, die je nach Laune mahnen, werden erfahrungsgemäß zuletzt bezahlt: Wer weiß, dass bei dir am dritten Tag verlässlich eine Erinnerung kommt, schiebt deine Rechnung nicht nach hinten. In Buchl läuft genau diese Staffel automatisch — Erinnerung nach 3, erste Mahnung nach 10, zweite nach 21 Tagen, per E-Mail in deinem Namen, jede Stufe auch manuell auslösbar.

Was in eine wirksame Mahnung gehört

„Wirksam" heißt hier: nachvollziehbar, beweisbar und ohne Angriffsfläche. Diese Angaben gehören hinein:

• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistungsgegenstand — damit klar ist, worum es geht
• der offene Bruttobetrag, bei Teilzahlungen der Restbetrag samt Anrechnung
• das ursprüngliche Fälligkeitsdatum (der Ausgangspunkt für Zinsen und Verjährung)
• die Verzugszinsen mit Satz, Zeitraum und Betrag — nicht nur „zuzüglich gesetzlicher Zinsen"
• bei Firmenkunden die Pauschale von 40 € mit Verweis auf § 458 UGB
• eine neue Frist mit konkretem Datum, nicht „umgehend"
• vollständige Zahlungsdaten: IBAN, Empfänger, Verwendungszweck — jede Hürde weniger hilft
• bei der letzten Stufe: die konkrete Ankündigung der weiteren Schritte

Und praktisch, aber oft vergessen: Schick die Mahnung so, dass du den Versand belegen kannst. E-Mail mit archivierter Kopie reicht in den meisten Fällen; bei größeren Beträgen oder absehbarem Streit ist der eingeschriebene Brief das robustere Beweismittel.

Wenn nichts hilft: gerichtliches Mahnverfahren

Bleibt die Zahlung nach der zweiten Mahnung aus, ist die Mahnklage der nächste Schritt. Bei einem Streitwert bis 75.000 Euro läuft sie in Österreich im Mahnverfahren: Das Gericht prüft den Anspruch nicht inhaltlich, sondern erlässt auf Antrag einen Zahlungsbefehl (§ 244 ZPO). Der Schuldner kann dagegen binnen vier Wochen Einspruch erheben — dann geht die Sache ins ordentliche Verfahren. Tut er es nicht, wird der Zahlungsbefehl rechtskräftig und ist ein Exekutionstitel.

Zwei Dinge lohnen die Überlegung vorher: Erstens, ob beim Schuldner überhaupt etwas zu holen ist — ein Titel gegen einen zahlungsunfähigen Kunden kostet Geld und bringt keines. Zweitens die Verhältnismäßigkeit: Bei kleinen Beträgen kann eine schriftliche Ratenvereinbarung das bessere Geschäft sein. Sie hat einen angenehmen Nebeneffekt — als Anerkenntnis der Schuld setzt sie die Verjährung neu in Gang.

Vorbeugen ist billiger als eintreiben

• Zahlung so einfach wie möglich machen. Ein Zahlungs-QR-Code nach EU-Standard auf der Rechnung spart dem Kunden das Abtippen von IBAN, Betrag und Verwendungszweck. Weniger Aufwand heißt messbar schnellere Zahlung — und keine Zahlendreher, die später als „ist doch überwiesen" zurückkommen.
• Teilrechnungen statt einer großen Schlussrechnung. Bei längeren Baustellen holen Abschlagsrechnungen das Geld dann, wenn die Kosten anfallen, und begrenzen den Schaden, wenn es klemmt.
• Anzahlung bei Neukunden und Materialvorleistung. Üblich, akzeptiert und der wirksamste Filter.
• Zahlungsverhalten im Blick behalten. Wer schon zweimal erst nach der zweiten Mahnung gezahlt hat, wird es beim dritten Auftrag wieder tun. Die Zahlungs-Ampel in Buchl zieht diese Bewertung automatisch aus deinen eigenen Rechnungen — grün, gelb, rot, ohne externen Bonitätsdienst und ohne Datenweitergabe.
• Unterschrift auf dem Arbeitsnachweis. Der häufigste Vorwand für Nichtzahlung ist nicht Geldmangel, sondern „so war das nicht vereinbart". Eine vor Ort bestätigte Leistung mit Zeitstempel nimmt dieser Diskussion die Grundlage — beweissicher dokumentiert, wer wann was abgenommen hat.