BUAK-Meldung: Frist, Inhalt und Ablauf für kleine Baubetriebe

Wofür die Zuschläge da sind

Die Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungskasse (BUAK) gleicht einen Konstruktionsfehler der Branche aus: Auf dem Bau wechseln Arbeitnehmer häufiger den Betrieb als anderswo, oft saisonbedingt. Ohne eine überbetriebliche Kasse würden Urlaubs- und Abfertigungsansprüche bei jedem Wechsel zerfallen. Deshalb zahlen die Betriebe Zuschläge an die BUAK, und die Kasse leistet daraus insbesondere Urlaubsentgelt samt Urlaubszuschuss, Abfertigung, Winterfeiertagsvergütung und Überbrückungsgeld für ältere Arbeitnehmer.

Für dich als Betrieb heißt das: Die Zuschläge sind kein Beitrag, den du selbst berechnest und überweist, sondern eine Vorschreibung. Du meldest die Grunddaten, die BUAK rechnet und schreibt vor. Genau deshalb ist die Meldung so wichtig — sie ist die Basis für alles Weitere.

Wer melden muss

Meldepflichtig sind Betriebe, die unter den Geltungsbereich des Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungsgesetzes (BUAG) fallen. Maßgeblich ist die tatsächlich ausgeübte Tätigkeit, nicht der Wortlaut des Gewerbescheins. Erfasst sind Baugewerbe und Bauindustrie sowie mehrere Bau-Nebengewerbe. Bei Mischbetrieben und bei Betrieben, die nur gelegentlich Bautätigkeiten ausführen, ist die Abgrenzung heikel — verbindlich klären das die BUAK und die zuständige Fachgruppe.

Ebenfalls betroffen: Entsendungen. Wer Arbeitnehmer aus dem Ausland auf eine österreichische Baustelle schickt, hat eigene Melde- und Zuschlagspflichten gegenüber der BUAK. Das ist ein Thema für sich und sollte vor dem ersten Einsatz geklärt sein, nicht danach.

Die Frist: 15. des Folgemonats

Der 15. ist ein echter Stichtag, kein Richtwert. Praktisch heißt das: Die Stundenaufzeichnungen des Vormonats müssen spätestens in den ersten Arbeitstagen des Folgemonats vollständig vorliegen — inklusive der Zettel von der Baustelle, die noch im Handschuhfach liegen. Wer die Meldung an eine Lohnverrechnung ausgelagert hat, braucht die Daten entsprechend früher.

Was gemeldet wird

Die Meldung dreht sich um die Frage, wer im Zuschlagszeitraum in welchem Ausmaß und zu welchem Lohn beschäftigt war. In der Praxis sind das:

• Die Arbeitnehmer mit Sozialversicherungsnummer, inklusive An- und Abmeldungen im Monat.
• Die Beschäftigungszeiten beziehungsweise die anspruchsbegründenden Wochen im Monat.
• Die Lohndaten — das für die Zuschlagsberechnung maßgebliche kollektivvertragliche Entgelt der jeweiligen Beschäftigungsgruppe.
• Die geleisteten Stunden sowie die Ausfallzeiten: Urlaub, Krankenstand, Schlechtwetter, unbezahlte Abwesenheit. Gerade die Ausfallzeiten werden gern vergessen und sorgen später für Korrekturen.

Welche Felder das Portal im Detail verlangt, ändert sich gelegentlich. Die aktuelle Anleitung zur Meldungseingabe stellt die BUAK selbst bereit — sie ist die verlässlichere Quelle als jede Beschreibung aus zweiter Hand, auch als diese hier.

Ablauf im eBUAK-Portal

1. Zugang klären. Der Zugang läuft über das eBUAK-Portal. Wenn die Lohnverrechnung meldet, braucht sie eine Vollmacht — das ist ein Formalakt, der vor der ersten Meldung erledigt sein muss, nicht am 14.
2. Daten erfassen oder einspielen. Je nach Betriebsgröße per Eingabe im Portal oder über eine Datenschnittstelle aus der Lohnsoftware.
3. Plausibilität prüfen. Stimmen die gemeldeten Wochen mit den An- und Abmeldungen zusammen? Sind Urlaub und Krankenstand berücksichtigt?
4. Absenden und Beleg ablegen. Die Bestätigung gehört zu den Aufzeichnungen — bei einer späteren Prüfung ist sie dein Nachweis.
5. Vorschreibung abwarten und zahlen. Die BUAK berechnet die Zuschläge und schreibt sie vor. Zahle nicht auf Verdacht, sondern nach Vorschreibung.

Stunden je Mitarbeiter sauber sammeln

Der eigentliche Engpass ist fast nie das Portal, sondern die Datengrundlage. Drei Dinge helfen zuverlässig:

• Täglich erfassen, nicht monatlich rekonstruieren. Stunden, die abends notiert werden, stimmen. Stunden, die am 12. des Folgemonats aus dem Gedächtnis entstehen, stimmen nicht.
• Pro Mitarbeiter und Tag, nicht pro Baustelle. Für die Kalkulation brauchst du die Baustellensicht, für die BUAK-Meldung die Mitarbeitersicht. Wer nur nach Baustelle sammelt, muss am Monatsende umsortieren.
• Abwesenheiten mitschreiben. Urlaub, Krankenstand und Schlechtwetter gehören in dieselbe Aufstellung wie die Arbeitsstunden.

Wenn du die Arbeitszeiten ohnehin digital erfasst, entsteht diese Aufstellung nebenbei: In Buchl hängen die Stunden am Arbeitsnachweis der jeweiligen Baustelle, und die BUAK-Meldehilfe dreht sie auf die Sicht „Mitarbeiter × Monat" — als Tabelle und als CSV-Datei zum Übertragen. Übermittelt wird nichts automatisch: Die Meldung selbst machst du im eBUAK-Portal, und Buchl ist keine Lohnverrechnung.

Typische Stolperfallen