DATANORM und BMEcat: Großhändler-Kataloge einlesen statt Artikel abtippen

Wozu das Ganze gut ist

Ein Angebot über 30 Positionen abzutippen kostet eine gute Stunde — und jede abgetippte Artikelnummer ist eine mögliche Fehlerquelle. Ein eingelesener Katalog dreht das um: Du tippst „NYM-J 3x1,5“, wählst den Artikel, die Nummer und der Einkaufspreis sitzen. Der eigentliche Gewinn ist aber nicht die Tipparbeit, sondern die Aktualität der Preise. Wer aus einer zwei Jahre alten Liste kalkuliert, verkauft Material unter dem heutigen Einkauf, ohne es zu merken.

Beide Formate sind reine Einbahnstraßen vom Großhandel zu dir: Sie transportieren Artikel und Preise, keine Bestellungen und keine Verfügbarkeiten. Für Bestellung und Bestand sind andere Wege zuständig.

DATANORM: Aufbau in fünf Minuten

DATANORM ist ein Textformat, das man mit jedem Editor ansehen kann — und genau das sollte man einmal tun, bevor man einem Import misstraut. Die Regeln sind kurz:

• Eine Zeile = ein Datensatz. Die Felder sind mit Semikolon getrennt.
• Das erste Feld ist die Satzart — ein einzelner Buchstabe, der sagt, was in der Zeile steht.
• Beträge stehen in Cent, nicht in Euro. 1250 heißt 12,50 Euro.
• Verbreitet sind die Versionen 4.0 und 5.0; 5.0 kennt zusätzliche Felder wie EAN/GTIN und Matchcode.

Zwei Felder verdienen besondere Aufmerksamkeit, weil an ihnen die meisten Fehlimporte hängen:

• Die Preiseinheit (Bezugsmenge). Sie sagt, für wie viele Einheiten der Preis gilt: für eine, für zehn, für hundert oder für tausend. Bei Kabel, Rohr und Kleinteilen ist 100 oder 1000 der Normalfall. Der Meterpreis ergibt sich erst aus Preis geteilt durch Bezugsmenge.
• Das Preiskennzeichen. Es unterscheidet, ob der Preis ein Listenpreis ist, auf den dein Händlerrabatt noch angewendet wird, oder bereits dein Nettopreis. Wer das verwechselt, kalkuliert entweder deutlich zu teuer oder deutlich zu billig. Die Belegung ist zwischen Großhändlern nicht immer gleich — frag einmal nach, welches Kennzeichen deine Datei verwendet, und notier dir die Antwort für die nächsten Jahre.

Welche Datei wofür da ist

Die Endung ist dabei nur Konvention, kein Gesetz — manche Großhändler benennen die Dateien abweichend oder packen alles in ein ZIP. Verlass dich im Zweifel nicht auf den Namen, sondern öffne die Datei kurz: Stehen dort lange Zeilen mit A; am Anfang, ist es eine Artikeldatei; überwiegen Zeilen mit P;, ist es eine Preisdatei.

BMEcat: dasselbe in XML

BMEcat kommt aus dem allgemeinen Beschaffungswesen und ist deshalb strukturierter, aber auch schwerer: Eine XML-Datei mit demselben Katalog ist leicht um ein Vielfaches größer als die DATANORM-Variante. Üblich sind die Versionen 1.2 und 2005.

Was du davon kennen musst, ist im Wesentlichen der Transaktionstyp im Kopf der Datei:

• T_NEW_CATALOG — ein vollständiger Katalog. Entspricht der DATANORM-Vollartikeldatei.
• T_UPDATE_PRICES — nur Preisänderungen zu bestehenden Artikeln. Entspricht DATPREIS.
• T_UPDATE_PRODUCTS — geänderte und neue Artikel, ohne den ganzen Katalog zu ersetzen.

Innerhalb der Datei hängt jeder Artikel als ARTICLE mit Beschreibung, Mengeneinheit und einem Preisblock. Auch hier gibt es eine Preisbezugsmenge — dieselbe Falle wie bei DATANORM, nur mit anderem Namen. Zusätzlich transportiert BMEcat Dinge, die DATANORM nicht kennt: Produktbilder und Datenblätter als Verweise, Staffelpreise und Klassifikationen nach ETIM oder eCl@ss. Für die Angebotserstellung im kleinen Betrieb brauchst du davon meist wenig — nett ist die Klassifikation trotzdem, weil sich damit gezielt einzelne Warengruppen importieren lassen.

Ein Import, Schritt für Schritt

1. Datei anfordern. Beim Großhändler nachfragen, meist im Kundenportal oder beim Außendienst. Frag gleich drei Dinge mit: Version, Zeichensatz und ob die Preise Listen- oder Nettopreise sind.
2. Zeichensatz einstellen. CP850 oder ISO-8859-1 sind die Regel, UTF-8 bei neueren Exporten. In der Vorschau einen Artikel mit Umlaut ansehen — „Anschlußstück“ statt „Anschlu?stück“.
3. Warengruppen auswählen. Lieber 4.000 Artikel aus deinen Gruppen als 400.000 aus allen. Die Suche im Angebot dankt es dir täglich.
4. Rabatt und Aufschlag festlegen. Der Einkaufspreis kommt aus der Datei, der Verkaufspreis aus deiner Kalkulation. Definier den Aufschlag je Warengruppe, nicht je Artikel.
5. Importieren und kontrollieren. Danach gezielt prüfen: ein Meterware-Artikel, ein Kleinteil aus einer Packung, ein Artikel mit Umlaut. Stimmen diese drei, stimmt in aller Regel der Rest.
6. Bestehende Artikel aktualisieren oder nicht? Beim ersten Import egal, bei jedem weiteren die entscheidende Frage. Wer eigene Preise gepflegt hat, will sie nicht von der nächsten Lieferantendatei überschrieben bekommen.

In Buchl läuft genau dieser Ablauf mit Vorschau vor dem Speichern: Version und Satzarten werden erkannt, Zeichensatz und Aufschlag wählst du selbst, große Dateien werden in Blöcken verarbeitet. Eine reine Preisdatei erkennt der Import als solche und aktualisiert dann nur Preise, statt halbe Artikel anzulegen.

Die typischen Stolperfallen

Preispflege, die nicht ausufert

Der häufigste Fehler ist nicht der misslungene erste Import, sondern der zweite, der nie kommt. Ein Rhythmus, der sich bewährt hat:

• Preisdatei einspielen, wenn der Großhändler eine Preisrunde ankündigt — bei den meisten Lieferanten ein- bis viermal im Jahr.
• Vollartikeldatei einmal jährlich, damit Neuheiten und ausgelaufene Artikel nachziehen.
• Aufschläge je Warengruppe hinterlegen statt je Artikel — sonst pflegst du bei jeder Preisrunde tausende Verkaufspreise von Hand.
• Eigene Sets und Standardleistungen getrennt halten. Deine „Steckdose tauschen inklusive Material“ ist deine Kalkulation und darf von keiner Lieferantendatei überschrieben werden.
• Nach jedem Import drei Stichproben. Das kostet zwei Minuten und hat schon manche Baustelle gerettet, die sonst mit einem Materialpreis von vorgestern kalkuliert worden wäre.